2.6 该公司必须保存原文件至少5 年，这些文件证实了购入产品的（GRS）状况，包括：随附产品的单据，以及各证书的副本（由一家有资质的认证机构签发）。

有关管理的准则

3.1 受认证公司需保证审核员可以从事以下事项：

3.1a 对所有交付给某特定单位原料的源头、来源、性质、数量以及使用情况进行追踪；

3.1b 对所有离开某特定单位的产品的源头、来源、性质、数量以及目的地进行追踪；

3.1c 对所有内部废料的源头、来源、性质、数量以及目的地进行追踪；

3.1d 对于备产的GRS 材料的来源、性质、数量、添加剂，用于制造的物质和成分进行检查。包括对源自认证和非认证来源的材料的比率的计算，对消费前废料和消费后废料的比率以及采购的数量和在受认证公司自己的资源数量比率的计算。

3.2 该受认证公司必须对收到和交付的所有产品的性质、数量、来源和/或目的地（包括相关买家的名称和地址以及交货的日期）进行存档。

3.3. 该受认证公司必须保存在装运时签发的GRS 声明文件，或这些GRS 声明文件的副本。对于生产厂家，则包括声明文件以及任何适用的交易证书。

3.4. 该受认证公司必须能进行总量平衡计算并存档（标准5 中所述）。

有关质量控制的准则

4.1. 受认证公司必须制作GRS 文件系统计划，该计划应对整个过程进行说明，包括风险点和流程图。

4.2. 受认证公司还应建立并执行确保产品质量的系统，通过该系统可以在处理和制作之前，期间以及之后对所有的原材料，所有的半成品和所有的产品进行追踪和识别。在储存和加工的过程中，可能会发生遭受外来材料的污染或者同已遭受同外来材料污染的产品相混合之类的风险，因此必须对这些风险点进行识别和记录。必须以文件形式阐明采取的预防性措施并严格执行。

4.3 GRS 产品的运输工具必须卫生清洁，以避免与没有按照相关规定生产的产品混合和污染。

使用专用运输工具的时候，有必要从运输公司处获得一份书面声明。该书面声明应指出装载车辆或工具已经经过彻底地清洁、消毒。而且受认证公司（发货人）还必须对装载车辆进行随机检查。检查报告必须根据需要随时能提供验证。

4.4. 原材料以及产品（半成品）的规格说明应进行记录，并且相关人员可以及时获取。

4.5. 任何外部的储存场所应视为工厂设施的一部分，所以适用工厂设施的规定同样适用于该储存场所。

与使用总量平衡计算方式计算GRS 材料和非GRS 材料之间的数量比例相关的准则

5.1 为了成为GRS 体系的一部分，所生产的材料的一部分（以体积或重量度量）必须来自于经GRS 认可或者认证的原料供应商，并且100%不含任何污染物质。GRS 材料的年度总数量是通过总量平衡计算公式计算出来的。

{（ΣX - （ΣY ΣZ）} {（ΣA ΣB） - （ΣC ΣD ΣE）} = 0

ΣX= 收到的GRS 回收材料的年度总量

ΣY= GRS 回收材料仓储（生产、外运、测试）年度总量

ΣZ= GRS 回收材料使用后的库存年度总量

ΣA= GRS 回收材料用于生产的年度总量

ΣB= 非GRS 原材料（辅料，其他纤维，刺绣等）用于生产的总量

ΣC= 生产过程中总损耗量

ΣD= 库存中拒收或质量检验后卖出的原材料总量

ΣE= 出货或库存成品的总量

在GRS 年审时应对该数据进行核查，这些数据必须与合同相一致。大于5%的偏差将视为与合同不一致，并且可能被排除在GRS 认证体系之外。废料百分比应包含在总量平衡计算之中。受认证公司必须明确说明在整个申报GRS 产品中使用的消费前和消费后废料的比例。

B、环境标准

有关环境管理的准则

6.1 受认证公司必须有一份环境方针手册。该手册必须包含:

该注册公司的责任人; 最大程度减少和监控废料和排放物的文件程序; 在发生废水事故时注册公司应采取何种措施的程序; 除此之外还必须有对员工进行节水与节能、适当使用与尽量减少使用化学品以及化学品正确处置等方面培训的文件记录。而且该手册还必须包含针对上述问题采用的改进计划。

6.2 受认证公司必须对化学品、能源、水消耗和废水处理进行全面的存档，包括对废水沉淀物的处理。

6.3 没有经过废水处理的废水不得排放。可以采用下列处理方式：

- 在公司内部进行废水处理 - 当地机关进行的废水处理

6.4 废水里不含任何添加剂，应被冷却至40℃/104℉以下才能排放。

6.5 pH 值小于6 大于9 的废水，应被中和至介于上述限值之间为止。